PROJEKT-MANAGEMENT
Die Einführung einer Digital Asset Management Lösung kann sich durchaus zu einer komplexen Angelegenheit ausweiten. Glücklicherweise ist dies aber die Ausnahme und nicht die Regel.
Wenn allerdings eine Vielzahl verschiedenster Abteilungen involviert ist, kann Ihnen unser Projekt-Management durchaus dabei helfen Ihre geplante Digital Asset Management Lösung schneller und möglicherweise sogar erfolgreicher einzuführen. Wir können als Außenstehende in der Regel einfacher zwischen den einzelnen Abteilungen vermitteln. Dabei folgen wir unserem bewährten Vorgehensmodell - das in deutlich abgespeckter Form auch bei kleineren Projekten zur Anwendung gelangt:
Zu Beginn des Projekts werden die einzelnen Zuständigkeiten und Meilensteine festgelegt. Also wer ist für was verantwortlich und zu wann müssen die jeweiligen Teil-Arbeiten erledigt sein.
Im nächsten Schritt steht der Architektur-Entwurf im Vordergrund. Im Idealfall existiert bereits ein Lastenheft, dass die Anforderungen so detailliert beschreibt, dass daraus der Architektur-Entwurf abgeleitet werden kann. Hier wird unter anderem beschrieben und entschieden wo welche Komponenten installiert werden, wie die Dateiablage organisiert ist, mit welchen Clients die Benutzer das System nutzen, welche Datenbank-Felder benötigt werden und vieles andere mehr.
Die Basis-Installation stellt im ersten Schritt die Grundkomponenten der Software zur Verfügung - so wie Sie vom Hersteller ausgeliefert werden. Im zweiten Schritt werden grundlegende Einstellungen vorgenommen. Das umfasst beispielsweise die Einrichtung eines zentralen Speicherortes für die Dateiablage, die Erstellung von individuellen Datenbank-Feldern (ggf. mit spezifischen Formeln), angepasste Ansichten-Sets, Benutzer und Benutzervorlagen bzw. Rollen.
Die spezifische Anpassung umfasst in der Regel die Anpassung der Web Lösungen. Meistens wird zumindest die Weboberfläche dem Corporate Design Ihrer Firma angeglichen. Im einfachsten Fall wird lediglich Ihr Logo verwendet und die Farben werden angepasst. Selbstverständlich ist auch eine komplette Änderung des Designs möglich.
Neben der optischen Anpassung werden die Web Lösungen häufig aber auch um Funktionen erweitert oder bestehende Funktionen verändert.
Die spezifischen Anpassungen umfassen aber auch den Bereich der Workflow-Integration bzw. -Optimierung. Bereits die Standard-Repertoirs von cavok und Canto Cumulus bieten eine Vielzahl von Komponenten um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Daneben bietet die Canto GmbH mit RoboFlow ein mächtiges Werkzeug für die Automatisierung an.
Auch die Programmierung grundlegend neuer Funktionen fällt in den Bereich der spezifischen Anpassung.
Nach Abschluss der spezifischen Anpassungen steht die Einführung Ihrer Digital Asset Management-Lösung an. Hierbei kommt es nun darauf an, wie viele Benutzer das System verwenden sollen. Bei mehreren Hundert Benutzern werden in der Regel lediglich einige ausgewählte Hauptbenutzer individuell geschult. Auch die Administratoren erhalten eine auf Ihre Tätigkeit angepasste Schulung. Die eigentlichen Endbenutzer werden bei größeren Organisationen meist intern geschult. Bei kleineren Nutzergruppen führen wir auch die Schulung der Endbenutzer durch. Dabei haben wir stets den Aufgabenbereich der jeweiligen Nutzer im Blick und führen anwendungsbezogene Schulungen durch. Sie lernen also nur die für Ihre Arbeit relevanten Themen kennen. Allumfassende cavok- oder Cumulus-Schulungen wirken an dieser Stelle kontraproduktiv und tragen keinesfalls zur Akzeptanz des neuen Systems bei. Daher bieten wir immer nur individuell geplante Software-Schulungen an.
Einer der wichtigsten Punkte wird leider immer wieder vergessen: Der Rückblick auf das bereits eingeführte System. Nach einer gewissen Zeit der Nutzung hinterfragen wir die im Architektur-Entwurf getroffenen Entscheidungen und führen einen Dialog mit den Anwendern zur Akzeptanz des Systems. Im Anschluss werden die Ergebnisse ausgewertet und falls notwendig geben wir Empfehlungen zur Anpassung/Änderung des Systems.
Die Einführung Ihrer Digital Asset Management-Lösung wird im Rahmen des Projekt-Managements von regelmäßigen Sitzungen des Lenkungsausschusses begleitet. So sind alle Beteiligten stets über den Stand der Dinge informiert. Drohende Verzögerungen werden frühzeitig erkannt und es können entsprechende Massnahmen beschlossen und eingeleitet werden.
Flankiert wird die Einführung Ihrer DAM-Lösung von der obligatorischen Dokumentation, damit Sie hinterher nachvollziehen können, wann, was, wie und warum gemacht wurde.
Selbstverständlich müssen wir bei kleineren Projekten nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen und passen dann unser Vorgehen in Absprache mit Ihnen entsprechend an.
